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Durante los últimos 9 años CS9 viene trabajando directa o indirectamente para el mundo universitario, más de 25.000 alumnos y más de 300 conferenciantes han pasado por nuestros congresos y jornadas.

Hemos colaborado con numerosas entidades (organismos públicos, empresas, fundaciones, departamentos y unidades universitarias, etc.) en la producción de todo tipo de eventos.

El contacto y convivencia profesional con profesores e investigadores a lo largo de este tiempo, nos ha hecho ver cómo en muchas ocasiones, la organización de congresos, jornadas, simposios, encuentros sectoriales, etc. que parten del seno de un departamento o unidad universitaria no llegan a fraguar a pesar de su potencial.

Es frecuente que el promotor de la idea cuente con algo capital a invertir en el proyecto (ayudas, subvenciones, patrocinio, etc.) ilusión e interés, pero carezca de un equipo humano, que esté dispuesto a suplir la falta de experiencia en la organización de eventos, a con tiempo y entusiasmo.

CS9 producciones pone a disposición de la comunidad universitaria su experiencia, infraestructuras y capacidades, para hacer que una buena idea se convierta en un buen proyecto.

Estamos especializados en servicios a la comunidad universitaria, por lo que nuestra dedicación, formato y ritmo de trabajo, así como nuestra oferta económica se adaptan a las características singulares de la misma.

Podemos ofrecerle una amplia gama de servicios que puede solicitar de forma individual con absoluta flexibilidad, pudiendo delegar tareas en nosotros y centrarse en las actividades que solo el promotor de una idea puede resolver con solvencia (programa científico, relaciones públicas e institucionales, etc.)

Esta es una pequeña guía de tareas que puede llegar a generar un evento congresual, y para las cuales puede contar con nuestro apoyo y experiencia:

 

PREPRODUCCIÓN DEL EVENTO
  1. Diseño de la estructura organizativa del evento
    1. Equipo técnico
    2. Comité científico
    3. Secretaría técnica
    4. Etc.
  2. Previsión de medios técnicos y humanos
  3. Elaboración de un calendario de plazos
  4. Elaboración del programa científico
    1. Puesta a disposición de agenda de contactos propia
    2. Presentadores
    3. Moderadores
    4. Speaker
    5. Protocolo
    6. Etc.
  5. Elaboración de un programa ocio-cultural para asistentes y acompañantes
  6. Gestión de la sede
  7. Diseño de Imagen corporativa del evento
    1. Logotipos
    2. Tipografías
    3. Imágenes de recursos
    4. Etc.
  8. Diseño y elaboración de la web informativa
    1. Gestión de dominios y espacios
    2. Formularios de inscripción
    3. Pasarelas de pago
    4. Actualización periódica de información
    5. Gestión de redes sociales
  9. Gestión de viajes de asistentes.
    1. Contacto e interlocución con los conferenciantes y ponentes
    2. Contratación de viajes y alojamientos
    3. Envió y seguimiento de documentación

     

PRODUCCIÓN DEL EVENTO
  1. Sistema de recepción on line de ponencias, comunicaciones, etc.
  2. Sistema para la revisión de trabajos por parte del comité científico
  3. Gestión de información en redes sociales
  4. Gestión de mailings informativos y noticias para los asistentes al evento.
  5. Diseño y elaboración de cartelería
    1. Dípticos
    2. Folletos
    3. Cartel de difusión
    4. Enaras
    5. Photocall
    6. Merchandising
    7. Etc.
  6. Gestión de convocatorias de ruedas de prensa
  7. Generación de notas de prensa
  8. Coordinación del evento
  9. Maquillaje y peluquería
  10. Sistema de control de asistencia informatizado
  11. Secretaría técnica durante el evento
  12. Imagen y Sonido e informática durante el evento
  13. Gestión de Caterings
    1. Desayunos
    2. Coffe break
    3. Catering de almuerzo/cena
    4. Comidas en restaurantes
  14. Sistema de acreditaciones
  15. Sistema de control de asistencia informatizado
  16. Gestión de personal auxiliar y técnico durante el evento.
  17. Gestión de transfers
  18. Organización de visitas y actividades culturales para congresistas y acompañantes.
  19. Fotografía (profesional y amateur)
  20. Grabación de conferencias
  21. Sistema de generación de certificados durante el evento

 

POSTPRODUCCIÓN DEL EVENTO
  1. Diseño y maquetación de libros y actas (papel y digital)
  2. Gestión de ISBN con editorial propia
  3. Gestión de envíos de documentación post congreso (papel y digital)
    1. Actas
    2. Certificados
    3. Conclusiones
    4. Etc.
  4. Elaboración y gestión de encuestas entre los asistentes (papel o digital)

 

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